Retención en la fuente por salarios

Si usted considera que sus ingresos mensuales pueden ser susceptibles de retención en la fuente o si le descuentan por este concepto y quiere conocer más, esta información es para usted.

En Colombia, existen personas que perciben ingresos por concepto de salarios cuyo monto después de aplicar las deducciones, como los pagos obligatorios a pensión y salud, pagos de medicina prepagada y por dependientes económicos que superen las 95 unidades de valor tributario (UVT) [1] (para el año 2021 corresponde a $3.449.260) estarán sujetos a retención en la fuente.

Con el fin de que la información sea de su entera comprensión, es necesario definir algunos conceptos técnicos que se usaran en el texto:

Persona Natural: “Es todo individuo de la especie humana, cualquiera sea su sexo, estirpe o condición”[2]

Persona Jurídica: “Es una organización o grupo de personas naturales a las que la ley reconoce personalidad diferente y diferenciada de la de cada uno de sus miembros o componentes, capaz de ejercer y contraer obligaciones, de ser representada judicial y extrajudicialmente”[3]

Retención en la fuente: La retención en la fuente por renta, no es más que un mecanismo establecido para que el Estado pueda recaudar de manera gradual el impuesto a la renta, de acuerdo con el Art 367 del Estatuto Tributario -E.T.[4]

UVT: Sus siglas significan Unidad de valor tributario, es una unidad de medida usada en Colombia que establece el gobierno para representar los valores tributarios y evitar hacerlo en pesos.[5]

Generalidades de la retención en la fuente por salarios

En primer lugar, es importante determinar a quienes se les practica la retención en la fuente por ingresos laborales, para ello se le recomienda al lector dirigirse o remitirse directamente al artículo 383 del E.T. modificado por la Ley 2010 de 2019 en su artículo 42.[6]

Por otro lado, se establece unos límites y rangos de tarifas aplicables de acuerdo a las UVT resultantes en la depuración de la base gravable. Estos límites se encuentran en la tabla que presenta el artículo 383 de E.T.

No obstante, usted se preguntará ¿Cuáles son las deducciones, disminuciones y el proceso para determinar la base gravable en UVT? Además, ¿Cómo saber cuál es el valor que le van a descontar por concepto de salarios?; Para responder a sus preguntas se debe empezar explicando que hay dos procesos para determinar la base gravable los cuales se encuentran consignados en los artículos 385 y 386 del E.T. Es así como el empleador debe seleccionar que procedimiento quiere aplicar, considerando que lo único que cambia entre los dos procedimientos es la manera en que se calcula la base de retención.

Procedimiento 1: Todos los pagos diferentes a cesantías, intereses de cesantías y la prima de servicios del sector privado o la prima de navidad del sector público, que el trabajador reciba de manera directa o indirecta durante el respectivo mes, se le aplica el porcentaje de acuerdo a la tabla del artículo 383 del ET, una vez se haya realizado la depuración de la base gravable.

Si se aplica el procedimiento 1, es necesario indicar que cuando el trabajador recibe pagos por concepto de primas de servicios o de navidad, se le aplica retención en la fuente y se calcula el valor a retener de acuerdo al intervalo de tiempo a la que corresponda el pago recibido. Por ejemplo, cuando se trata de las primas de servicios legales, el periodo corresponde a un semestre, por lo tanto esa será la periodicidad en que se aplica la retención por ese concepto y se calcula de manera independiente a los pagos por salarios.[7]

Procedimiento 2: En este procedimiento se incluye la totalidad de los pagos efectuados al trabajador de manera directa o indirecta en el mes respectivo, diferentes a los pagos por cesantías e intereses de cesantías. A diferencia del procedimiento 1, aquí se le aplica un porcentaje fijo de retención el cual será calculado semestralmente teniendo en cuenta lo siguiente:

• El porcentaje se calcula en los meses de junio y diciembre de cada año, por tanto, el porcentaje fijo de retención se les aplica a los pagos efectuados a los siguientes 6 meses después de realizado el cálculo.
• El porcentaje fijo que se menciona es calculado considerando el que resulte de la tabla de retención en la fuente, presentada anteriormente frente al intervalo que corresponda dividir por 13 todos los pagos efectuados al trabajador, directa o indirectamente, durante los 12 meses anteriores al mes que se está calculando el porcentaje, pero se excluyen de dicha sumatoria los pagos de cesantías e intereses de cesantías.[8]

Cabe resaltar que existen algunos descuentos y beneficios que se aplican para ambos procedimientos. Dentro de los que se encuentran los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las rentas exentas. El único cambio que se presenta es la manera en como se determina el porcentaje de retención que se le aplicara a la base gravable.

Por otro lado, existen algunos ingresos que no son constitutivos de renta, los cuales vale la pena resaltar, estos son:

• Aportes obligatorios a los fondos de pensión y los aportes voluntarios (Art 55 del E.T.). Los aportes voluntarios no deben exceder el 25% del ingreso, y es limitado a 2.500 UVT al año ($90.770.000 para el 2021).
• Los aportes obligatorios al Fondo de Solidaridad Pensional
• Aportes obligatorios a salud (Art 56 del E.T.)
• Otros ingresos no constitutivos de renta, como los apoyos económicos otorgados por el Estado o con recursos públicos (Art 46 E.T.), Remuneración por Actividades Científicas y tecnológicas (Art 57-2 E.T.), pagos por alimentación a terceros (Art 387-1 E.T.).

De igual forma también existen unos conceptos llamados Deducciones, que de acuerdo con el art. 387 del E.T. las deducciones que se pueden descontar son:

• “Los pagos por salud (medicina prepagada) que no superen 16 UVT mensuales ($ 580.928 para el año 2021).
• Descuento del 10% y hasta 32 UVT mensuales ($1.161.856 para el 2021), por concepto de dependientes económicos. (véase la definición de dependientes económicos en el artículo 387 del E.T.)
• Pagos por intereses de vivienda o el costo financiero por Leasing habitacional que no superen 100 UVT mensuales ($3.630.800 para el 2021), de acuerdo con el art. 1.2.4.1.23 del Decreto 1625 de 2016.”[9]

Ahora bien, hay algunos pagos que se constituyen como rentas exentas, las cuales también son disminuciones a los ingresos brutos del trabajador, los cuales son:

• “Aportes a Fondos de pensiones voluntarios, de acuerdo al art 126-1 del ET
• Aportes a cuentas AFC, de acuerdo al art 126-4 del ET
• Otras rentas exentas de acuerdo a los numerales del 1 al 5 del art 206 del ET, las cuales son: Indemnizaciones por accidente laboral o enfermedad. Indemnizaciones que impliquen protección a la maternidad. Lo recibido por gastos de entierro del trabajador. El auxilio de cesantía y los intereses sobre cesantías, siempre y cuando sean recibidos por trabajadores cuyo ingreso mensual promedio en los seis (6) últimos meses de vinculación laboral no exceda de 350 UVT. Las pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre Riesgos Profesionales, hasta el año gravable de 1997. A partir del 1 de enero de 1998 estarán gravadas sólo en la parte del pago mensual que exceda de 1.000 UVT.”[10]

En sentido análogo, para los aportes voluntarios a fondos de pensiones y los aportes a cuentas AFC, es pertinente mencionar que no podrán exceder el 30% del ingreso laboral del año y con un máximo de 3.800 UVT anual ($137.970.400 al año).

Una vez se hayan restado las deducciones y rentas exentas, al valor resultante se le puede descontar un 25% como renta exenta, de acuerdo al numeral 10 del art 206 del E.T. Es así como, la suma de las deducciones no puede superar el 40% del resultante de restar los ingresos no constitutivos de renta, y a su vez, este no podrá superar lo correspondiente a 420 UVT mensuales ($15.249.000). De esa manera una vez se obtenga el resultado final se procede a convertir el valor en pesos colombianos a UVT y se le aplicara la tarifa marginal que corresponda y el procedimiento de calculo de acuerdo al cuadro inicial que también se encuentra en el art. 383 del E.T., para el procedimiento 1 y para el procedimiento 2 se le aplicará la tarifa fija calculada.

Para concluir, el empleador puede realizar la retención en la fuente con el procedimiento que sea de su agrado, sin embargo, siempre en busca de lo que sea más conveniente para el empleado, así mismo, el empleado puede elegir e informar que procedimiento quiere que se le aplique.

Para evitar posibles requerimientos de las entidades de vigilancia y control, es importante realizar las retenciones por salarios de manera adecuada, ya que el no hacerlo afectan al empleado. Por otra parte, el presentar errores e inconsistencias pueden dar lugar a correcciones en los impuestos y por ende posibles sanciones.

Elaborado por:
Edisson Serrato
Auxiliar Contable

Corregido por:

Amparo Benavides
Dayana Ramírez
Ingrid Cárdenas

Aprobado por:
Fernando Guzmán Acosta
Gerente General.