Derecho de inspección de las S.A.S. a la luz del oficio 220-159157 del 21 de julio de 2022

El derecho de inspección es la facultad que tienen los accionistas de examinar los libros, documentos y comprobantes de la compañía, para conocer la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la sociedad de la cual forman parte.[1] En el mismo sentido, la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades define el derecho de inspección como uno de los principales instrumentos con que cuentan los asociados, en especial los que no están involucrados en la administración de la sociedad, para acceder a información relacionada con su inversión.[2]

El presente escrito pretende dar a conocer cuál es la normatividad que regula el tema, cuál es el alcance y los limites del derecho de inspección y, cuáles son las indicaciones o marco de acción que dio a conocer la Superintendencia de Sociedades respecto del tiempo y aplicación de este derecho social en las sociedades por acciones simplificadas – S.A.S.-. Quedando finalmente por presentar algunas ideas a manera de conclusión.

El derecho de inspección se encuentra regulado por el Código de Comercio, la Ley 222 de 1995, la Ley 1258 de 2008 y la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades[3] -SuperSociedades- en su más reciente versión No 100-000008 del 12 de julio de 2022. Es así como la Superintendencia de Sociedades ha establecido el alcance de este derecho societario, en el que indica que los tipos de documentos sobre los cuales recae son cinco.

• Sobre los libros de contabilidad con los comprobantes y documentos que justifiquen los asientos consignados en los mismos.
• Sobre la correspondencia que la sociedad dirija y la que reciba con ocasión de los negocios sociales, como quiera que forma parte de los papeles del comerciante.
• Sobre los documentos que señalan los artículos 446 y 291 del Código de Comercio.
• Sobre el libro de actas de la asamblea general de accionistas y junta directiva; y,
• Sobre el libro de registro de accionistas. (Oficio 220-43269 de 2001).[4]

Es importante traer al presente escrito la salvedad que realiza el Dr. Vargas al mencionar lo siguiente, (…) ha indicado la Superintendencia de Sociedades que la inspección se ejercerá respecto de los documentos del último ejercicio fiscal, pues se supone que los de años anteriores ya fueron objeto de inspección (Oficio 220-058085 de 2002).”[5]

Ahora bien, en el oficio 220-159157 del 21 de julio de 2022 la SuperSociedades ha manifestado que este derecho si bien permite [su] ejercicio de manera amplia, no es de carácter absoluto y se encuentra restringido a cierto tipo de información, de ahí que el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, hubiera previsto (…) que, en ningún caso, dicho derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que, de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.[6]

Aunado a lo anterior el Dr. Vargas  amplia las limitaciones de este derecho societario indicando lo siguiente:

(i) no entorpecer el funcionamiento normal de la sociedad ni extender sus derechos a información que por disposición legal puede otorgarse, (ii) no tomar fotos, copiar por cualquier medio o capturar a su discreción la imagen de tales documentos (salvo que haya autorización previa de la Asamblea General de Accionistas), (…), (iv) no puede ser de forma ilimitada, y (v) hacer la inspección en el domicilio principal de la sociedad.[7]

Dando continuidad al tema, respecto de cuándo se puede ejercer este derecho, la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades lo explico en el siguiente cuadro:

Tomado de: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/NormatividadCircularbasicaJuridica/Circular_100-000008_de_12_de_julio_de_2022.pdf

Sin embargo, el oficio 220-159157 del 21 de julio de 2022 la SuperSociedades indicó respecto de las S.A.S. que según el artículo 20 de la Ley 1258 de 2008 es posible pactar en los estatutos sociales de este tipo societario, un término superior al señalado en la ley, para ejercer el derecho de inspección. Por lo que es posible que se haya estipulado, ya sea un mayor tiempo para ejercer la consulta de los documentos sociales o, que se haya estipulado un derecho de inspección permanente[8] sin que esto implique una violación a norma legal.

Finalmente, el Dr. Mayorga indicó lo siguiente respecto del oficio mencionado en el párrafo anterior:

“Cuando los administradores [sociales] impidan el ejercicio del derecho de inspección, (…) incurrirán en causal de remoción, medida que hará́ efectiva la entidad que ejerza inspección, vigilancia o control sobre el ente jurídico, previa verificación de tal hecho a través de una investigación administrativa, si el órgano competente para ello se abstiene de hacerlo, lo que no impide que se impongan las sanciones que de carácter pecuniario autoriza la ley para quienes violen las disposiciones legales o estatutarias o incumplan las órdenes impartidas por la Superintendencia de Sociedades.”[9]

En conclusión, el derecho de inspección al ser un derecho esencial e inderogable que la ley otorga a los asociados por el hecho de tener la calidad de tal[10] es un derecho societario que presenta limitaciones y alcances determinados por las diferentes normas mencionadas. Así mismo, a pesar de tener un término para ser ejecutado en cada una de los diferentes tipos societarios, respecto de las S.A.S. podemos ver que este tiempo puede ser modificado por los estatutos sociales, a tal punto de llegar a ser constituido como un derecho de ejecución permanente.

Elaborado por:
Ingrid Cárdenas
Abogada

Revisado por:
Amparo Benavides
Coordinadora B.P.O

Aprobado por:
Fernando Guzmán Acosta
Gerente General.