Documento soporte en compras con no obligados a facturar

Empecemos por recordar que es un documento soporte:

El documento soporte es un medio por el cual se acredita la compra de un bien o un servicio, el cual debe expedir el comprador cuando hace efectiva la transacción con un proveedor no obligado a facturar o no responsable del Impuesto al Valor Agregado -IVA-. Este documento ya existía; anteriormente se denominaba documento equivalente, lo diferente es que ahora va a tener un rango de numeración autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y va a ser electrónico.

De otra parte, no está de más mencionar quiénes no están obligados facturar; pues bien, por regla general todas las operaciones económicas en una entidad deben estar debidamente facturadas, pero hay algunas personas que no están obligadas a hacerlo.

El Decreto 358 del 2020 en su artículo 1.6.1.4.3, señala quienes no están obligados a facturar y destaco los siguientes:

1. “Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del impuesto sobre las ventas -IVA.
2. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación en con los ingresos que se deriven de éstas actividades.
3. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario -UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional”[1].

¿Quién expide el documento soporte y para qué sirve?

El documento soporte lo debe expedir el comprador del bien o servicio por cada transacción realizada con el proveedor que no sea responsable del impuesto sobre las ventas de -IVA- y que no esté obligado a facturar, con el fin de poder documentar la transacción, que dará lugar a las deducciones en la declaración de renta.

¿Qué normas reglamentan la expedición del documento soporte?

La norma que regula la expedición del documento soporte es el Decreto 358 de marzo de 2020 en su artículo 1.6.1.4.12, conforme a lo que establece el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se realicen transacciones con personas no obligadas a expedir factura, el documento soporte es la prueba de dicha transacción.

¿Qué requisitos debe cumplir el documento soporte, para que se pueda tomar como costo o deducción?

Los requisitos que debe cumplir dicho documento, según lo indicado en el artículo 55 de la Resolución 0042 de 2020 son:

1. 1. “Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación”[2].

A propósito, debemos tener muy presente que el documento soporte se deberá empezar a emitir desde del 31 de enero de 2022 de acuerdo con el artículo 4 de la Resolución 000063 del 30 de julio de 2021.

De lo mencionado anteriormente, se puede deducir que las entidades van a optar por comprar los bienes y/o servicios de una persona que facture, con el fin de poder deducir fiscalmente con soporte en mano sus costos y gastos en la declaración de renta. A continuación, doy un ejemplo de la realidad de muchas personas profesionales independientes acostumbradas a emitir su cuenta de cobro:

La empresa ABC LTDA, compra un servicio a un Médico especialista Otorrinolaringólogo que ciertamente, no está obligado a facturar por su actividad económica, ya que está excluida del Impuesto al Valor Agregado -IVA, no obstante, obtuvo ingresos superiores a 3.500 Unidad de Valor Tributario -UVT en el año gravable anterior, lo cual indica que estaría obligado a facturar, sin embargo, el Medico lo sabe y no ha querido empezar a facturar. La empresa ABC LTDA, que ha contratado por mucho tiempo al Medico es advertida por el departamento contable quien le informa que él debería estar facturando, por lo tanto, la empresa ABC LTDA le comunica que no puede seguir recibiendo cuentas de cobro, como lo ha hecho habitualmente; como resultado, el Médico se vé obligado a facturar para conservar la prestación de sus servicios en dicha entidad.

Con éste ejemplo quiero dar a entender, que hoy en día es la realidad de muchas personas que cobran sus servicios mediante una cuenta de cobro, a sabiendas que ya han superado la base de ingresos del año gravable anterior y están en la obligación de empezar a facturar.

En resumidas cuentas, las entidades que deseen que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- acepte fiscalmente las deducciones por costos o gastos en su declaración de renta, por la compra de un bien o servicio realizado a los no obligados a facturar, deberán implementar el documento soporte con los requisitos mencionados anteriormente ya sea con su proveedor de facturación electrónica o el que ofrece la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- totalmente gratuito

Elaborado por:
María Inés Rodríguez

Corregido por:
Dayana Ramírez
Amparo Benavides
Ingrid Cárdenas

Aprobado por:
Fernando Guzmán Acosta
Gerente General.