Documento equivalente ¿Qué es? ¿Para que sirve? y ¿Cómo implementarlo?

El Decreto 1625 de 2016 en sus artículos 1.6.1.4.3 y 1.6.1.4.12 en concordancia con el Estatuto Tributario en sus artículos 437, 616-2 y 771-2 estipula cuales son los sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. Información que es relevante para aquellos responsables de generar estos documentos. Pues si un comprador con esta última categoría adquiere bienes o servicios a una persona no obligada a facturar electrónicamente y desea que esta transacción sea tenida en cuenta por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- para conceptos fiscales, este comprador estará obligado a generar el documento soporte o documento equivalente. El cual debe cumplir con algunas especificaciones y requisitos que indica la normatividad fiscal.

Mediante la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 se regulo los aspectos que deben tener en cuenta personas naturales y jurídicas que deseen soportar sus transacciones con el documento equivalente. De igual manera, en ella se detallan los requisitos que debe contener el documento soporte, los cuales son:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Detallar la fecha de operación.
3. Nombre, o razón social, e identificación del adquiriente del bien o servicio.
4. Nombre, o razón social, e identificación del vendedor del bien o servicio
5. Numeración autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN
6. Detalle del bien o servicio adquirido.
7. Detalle del valor total de la operación. [1]

Por otro lado, un aspecto fundamental que debe tener en cuenta es que como lo indica la resolución, el documento equivalente contará con una numeración, la cual se debe solicitar a la DIAN. Así mismo, esta corporación exige que estos documentos generados sean reportados a ellos, es decir, se le transmita o reporte esta información. Sin embargo, esto está pendiente de ser regulado por la norma correspondiente. [2]

De igual manera, otro aspecto relevante es que el documento soporte deberá contar con la firma del emisor al momento de su generación de acuerdo con la política de firma y el formato electrónico que establezca la DIAN.[3].

De la misma forma, se ha indicado que se debe dar cumplimiento al anexo técnico de la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021[4] a partir del 1 de Julio de 2021, lo que sugiere que las entidades de control pretendan contar con un registro de las operaciones realizadas de una manera más detallada y oportuna, y así, poder encontrar inconsistencias si llegaran a presentarse de manera más ágil.

Cabe mencionar que la Resolución 000042 del 2020 establece que entidades como los bancos, las corporaciones financieras, las compañías de financiamiento, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados tendrán una sustitutivo del documento equivalente, el cual para estas entidades se traduce al extracto que generan en relación con las operaciones financieras que realicen.[5]

Por su parte, con respecto a los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, misma resolución menciona que este documento soporte será válido. Sin embargo, para la procedencia del impuesto sobre las ventas -IVA- descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas y/o a título de Impuesto sobre la Renta.[6]

Igualmente, cuando se desarrollen operaciones de importación de mercancía, el soporte del IVA descontable de acuerdo con la resolución indicada podrá ser la liquidación de importación de cada uno de los productos que se importen, siempre y cuando no correspondan a operaciones celebradas con o entre usuarios de zona franca. Del mismo modo, para el caso de las organizaciones que desarrollen actividades relacionadas con juegos de suerte y azar y espectáculos públicos el documento, boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego, juegos localizados y en los espectáculos públicos, constituirá soporte de las operaciones, no obstante, deberá estar a disposición de la autoridad tributaria en el establecimiento de comercio.[7]

Finalmente, es importante resaltar que lo que se pretende con esta normatividad, al igual que con la facturación y la nómina electrónica, es que se cuente con un control más sistemático y automático de la información que se reporte ante las entidades de control, y que de esta forma sea posible a futuro la eliminación del reporte de la información exógena, ya que, todo se estaría presentando de manera instantánea ante la DIAN.

Elaborado por:
Alejandra Castillo / Ingrid Cárdenas

Corregido por:
Amparo Benavides / Dayana Ramírez

Aprobado por:
Fernando Guzmán Acosta
Gerente General.